I. Mô tả chung về vị trí:  Trưởng Ban Hành chính Tổng hợp

Chức danh: Trưởng phòng                            

Bộ phận: Phòng Hành chính Tổng hợp

Địa điểm làm việc: Văn phòng Công ty

Người quản lý trực tiếp: Tổng Giám đốc

II. Chức năng

III. Các trách nhiệm và nhiệm vụ chính                                                                              

Trách nhiệm chính

Nhiệm vụ

Kết quả đầu ra

1.   Công tác Hành chính

1.1. Tham mưu, đề xuất cho Tổng Giám đốc trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức, hệ thống của Công ty.

- Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty, đánh giá tính hiệu quả, sự phù hợp của mô hình.

- Phù hợp với chiến lược, đảm bảo tối ưu hóa năng suất nguồn nhân lực

- Xây dựng hệ thống pháp lý áp dụng cho toàn Công ty.

- Văn bản được ban hành đúng các quy định của pháp luật.

- Xây dựng chức năng nhiệm vụ các bộ phận thuộc Công ty.

- Đầy đủ nội dung, đáp ứng yêu cầu công việc, đúng luật..

- Xây dựng và điều chỉnh hệ thống Nội quy; Quy định; Quy trình hoạt động trong Công ty.

- Văn bản phù hợp cơ chế hoạt động của Công ty và đúng quy định của pháp luật.

1.2. Quản lý Hành chính trong Công ty

- Tổ chức chịu trách nhiệm các hoạt động liên quan đến mảng hành chính văn phòng

Quản lý hồ sơ tài liệu, con dấu, điều xe, quản lý văn phòng phẩm, photo, mua tài sản … đúng quy trình và thuận lợi trong quá trình thực hiện

- Giám sát An toàn lao động, Phòng cháy chữa cháy, An ninh trật tự toàn Công ty.

- Hệ thống văn bản được bên kiểm tra chấp thuận.

2.   Công tác Nhân sự

2.1. Tuyển dụng; Quản lý và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược của Công ty.

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng; Tổ chức tuyển dụng, đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian theo kế hoạch của Công ty

-Tuân thủ quy trình tuyển dụng, nhân sự đáp ứng thời gian cung ứng nhân sự nhanh chóng và có hiệu quả.

- Xây dựng KH đào tạo hàng năm.

- Tổ chức các hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực cho CBCNV

- Kế hoạch và nội dung phù hợp, sát với nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty

- Xây dựng định biên nhân sự, tiêu chí đánh giá nhân sự theo tháng/quý/năm

- Xây dựng các tiêu chí đánh giá phù hợp với điều kiện và đặc thù công việc các phòng/ban.

2.2. Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc xây dựng chế độ chính sách, chế độ đãi ngộ với Người lao động; Chỉ đạo theo dõi, đánh giá hiệu suất lao động của người lao động

Tổ chức giám sát và thực hiện các chế độ với Người lao động

- Xây dựng cơ chế lương, thưởng, chế độ đãi ngộ, đảm bảo mục tiêu gắn thu nhập người lao động với hiệu quả công việc.

- Hệ thống văn bản đúng quy định của pháp luật và đạt hiệu quả công việc.

- Tổ chức việc tính lương, thưởng hàng tháng, quý, năm.

- Đúng quy trình, không sai sót, đúng thời gian yêu cầu.

- Tổ chức thực hiện các chế độ BHTN, BHYT, BHXH, hợp đồng và thanh lý hợp đồng cho người lao động.

- Đảm bảo tuân thủ Luật lao động, quyền lợi của Người lao động và lợi ích của Công ty.

- Tổ chức thực hiện việc tính, kê khai thuế TNCN thay cho người lao động

Đảm bảo kê khai thuê chính xác, đúng trình tự, thời gian theo quy định

- Xây dựng quy chế thi đua, khen thưởng và thực hiện công tác đánh giá kết quả thi đua khen thưởng

- Công tác thi đua khen thưởng được tổ chức có hiệu quả, thiết thực.

2.3. Chủ trì việc đánh giá hiệu suất lao động của người lao động

-Xây dựng cơ chế theo dõi, đánh giá hiệu suất lao động.

- Tổ chức việc đánh giá hiệu suất lao động theo thời gian được quy định tại quy chế đánh giá của Công ty

-Đánh giá định kỳ chất lượng nhân sự; đề xuất mức chi thu nhập/đề bạt NS.

2.4. Tham gia công tác Kỷ luật lao động

- Xử lý xung đột nội bộ

- Xử lý sai phạm kỷ luật

- Giải quyết tranh chấp lao động.

- Thực hiện đúng luật và nội quy Công ty, văn bản được các bên tham gia ký xác nhận.

3.   Công tác quản trị nội bộ

3.1. Xây dựng phát triển văn hóa doanh nghiệp

- Tổ chức các hoạt động gắn kết, khích lệ người lao động, đảm bảo duy trì và phát triển văn hóa, giá trị cốt lõi của Công ty

- Người lao động đoàn kết nội bộ, chấp hành tốt nội quy, quy chế hoạt động của Công ty

Thực hiện các nhiệm vụ khác mang tính chất kiêm nhiệm hoặc hỗ trợ.

V.  Thẩm quyền

- Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân sự của phòng;

- Có quyền điều phối và phân công công việc cho nhân viên trong phòng;

- Giám sát tiến độ thực hiện công việc, đánh giá kết quả công việc của nhân viên phòng;

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển với nhân sự trong Công ty:

- Được phép giải quyết các yêu cầu, khiếu nại… của nhân sự các phòng ban dựa trên Nội quy, Quy chế của Công ty;

- Được quyền yêu cầu các phòng ban làm rõ trách nhiệm khi có các vấn đề phát sinh liên quan đến sự thiệt hại vật chất, uy tín của Công ty;

- Truyền tải những chỉ thị, ý kiến của Ban Tổng giám đốc tới nhân viên, giúp nhân viên hiểu đúng các yêu cầu và thực hiện đầy đủ;

- Giải quyết các vấn đề phát sinh (trong khả năng) nhằm làm giảm sự thiệt hại đến quyền lợi của CBCNV hoặc Công ty;

- Ký và quản lý các văn bản giấy tờ được Tổng giám đốc ủy quyền;

- Ký thông báo các công việc chuyên môn của phòng;

- Truyền tải các chỉ thị của cấp trên tới các phòng ban, giám sát sự tương tác giữa các phòng ban để đảm bảo công việc thực hiện đúng yêu cầu của cấp trên.

-  Định kỳ báo cáo các hoạt động theo quy định của Công ty và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của Tổng Giám đốc.

VI. Quan hệ công việc

Bên trong:

Bên ngoài:

Cấp trên: Tổng Giám đốc, các phó Tổng GĐ

Ngang hàng: Trưởng các phòng ban khác trong Công ty

Cấp dưới:  Các nhân viên trong phòng

Các cơ quan chức năng có liên quan như BHXH, Thuế, Liên đoàn LĐ,…

Các đơn vị đối tác cung ứng nhân lực, ATLĐ, dịch vụ hành chính,…

VII. Quyền lợi

Lương/Thưởng thỏa thuận và cạnh tranh trên thị trường. Tăng lương linh hoạt theo tình hình thực tế và niên hạn.

Hưởng chế độ phúc lợi cho người lao động và đóng BHXH theo quy định.

Đảm bảo cơ chế thăng tiến và khuyến khích sự gắn bó với công ty.

VIII. Tiêu chuẩn năng lực

1. Trình độ học vấn: Đại học trở lên, chuyên ngành Hành chính, Luật, Quản trị Nhân sự. Am hiểu luật lao động, pháp luật liên quan đến chế độ chính sách cho người lao động; pháp luật về đầu tư, xây dựng, nhà ở, kinh doanh bất động sản…

2. Kỹ năng: Khả năng lãnh đạo và làm việc nhóm; Có khả năng lập kế hoạch; Khả năng bao quát và giám sát công việc; Khả năng tổng hợp, phân tích và giải quyết các công việc phát sinh; Khả năng giao tiếp; Chịu được áp lực công việc

3. Kinh nghiệm: Đã có thời gian làm việc tối thiểu 05 năm tại vị trí tương đương tại các Công ty/Tập đoàn lớn về lĩnh vực đầu tư, kinh doanh bất động sản; có mô hình quản lý chuyên nghiệp, có quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh tương tự Hưng Ngân Group.

4. Phẩm chất đạo đức: Là người tư duy tích cực; cẩn thận, chi tiết, có khả năng tổ chức, quản trị. Tư cách đàng hoàng, trung thực, tôn trọng các giá trị con người. Đam mê công việc liên quan đến tổ chức, quản trị nhân sự. Chủ động, quyết đoán, nhạy bén. Ham học hỏi, quyết tâm trong việc đạt mục tiêu